MS Word | Print sijil secara pukal

Menjelang berakhirnya penggal persekolahan bagi tahun ini, mungkin ramai dalam kalangan guru yang ditugaskan sebagai AJK Sijil untuk Majlis Anugerah Cemerlang sekolah masing-masing. Pelbagai anugerah dan penghargaan yang diberikan sekolah kepada murid bermakna semakin banyaklah sijil yang perlu disediakan.

Adakah anda pernah dengar istilah mail merge? ia adalah  satu feature yang ada dalam MS Word yang membolehkan kita menghasilkan dokumen dalam kuantiti yang banyak menggunakan satu template yang sama. Contohnya, katakanlah kita ada satu template sijil untuk penghargaan Pengawas Sekolah. Dengan mail merge, kita boleh print sijil tersebut dengan nama2 yang berbeza dengan pantas.

Di sini saya kongsikan caranya menggunakan MS Word 2013. 

Langkah 1

Anda perlu taipkan nama penerima sijil tersebut dalam MS Excel. Seeloknya letakkan header seperti dalam gambar di bawah. Setelah selesai, save fail (saya save sebagai senarai penerima.xlsx) dan tutup MS Excel.


Langkah 2

Buka template sijil menggunakan MS Word. Klik pada bahagian di mana anda ingin letakkan nama penerima sijil tersebut.



Langkah 3

Sekarang,
(1) Klik MAILINGS
(2) Klik Select Recipients
(3) Klik Use an Existing List


Langkah 4

(1) Cari fail MS Excel yang telah anda save tadi.
(2) Klik Open


Langkah 5

Paparan seperti di bawah akan muncul. Klik OK.


Langkah 6

Kemudian, (1) Klik Insert Merge Field
(2) Pilih maklumat (header) yang anda ingin masukkan.


Langkah 7

Anda dapat perhatikan maklumat NAMA telah dimasukkan ke dalam template sijil. Sekarang, saya masukkan pula maklumat MYKID.


Langkah 8

Untuk melihat sama ada berjaya atau tidak, klik Preview Results.


Langkah 9

Sekarang, nama dan mykid penerima 1 telah dipaparkan. Untuk melihat nama seterusnya (1) klik pada anak panah.

Untuk print secara pukal,
(2) Klik Finish & Merge
(3) Klik Print Documents


Langkah 10

Untuk print semua sekaligus, pilih All dan klik OK. Anda juga boleh print sebahagian dengan masukkan nombor penerima dalam kotak From dan To.


1 ulasan :

Pengikut